De kracht van een goede briefing: efficiëntie én kwaliteit
Hoe zorg je ervoor dat iedereen tevreden is met een eindresultaat? Na ervaringen vanuit verschillende bureau’s, in samenwerking met diverse organisaties, zie ik maar één goede oplossing: een ijzersterke briefing.
‘Dat vind ik niet zo mooi’
Dit moet wel de meest frustrerende feedback zijn voor een ontwerper of videomaker. Eén van mijn eerste lessen in samenwerking met contentmakers was het belang van onderbouwde feedback. Dus, vraag jezelf als opdrachtgever af waarom je iets niet mooi vindt en, belangrijker nog, of dat ertoe doet als het jou persoonlijk niet aanspreekt.
Ben jij de doelgroep? Wat zouden zij ervan vinden? Draagt het bij aan het beoogde doel? Is het geschikt voor het kanaal waarop het wordt gepubliceerd? Dit zijn de essentiële vragen die het belang van een gedegen briefing onderstrepen.
Door van tevoren duidelijke verwachtingen en criteria vast te stellen, voorkom je eindeloze discussies over persoonlijke smaak.
De content is niet zoals verwacht
Een ander veelvoorkomend scenario: de content is ‘mooi’ of ‘goed’, maar voldoet niet aan de verwachtingen van de organisatie. Misschien is de video te lang, wijkt het ontwerp te veel af van de huisstijl, of sluit de tekst niet aan bij de tone of voice van de organisatie.
Dan heb je nog die collega van een andere afdeling die er achteraf problemen mee heeft. Irritant, maar te voorkomen als dit duidelijk in de briefing is opgenomen.
De bias die ontstaat tussen opdrachtgever en opdrachtnemer
Misinterpretaties van een opdracht liggen altijd op de loer. Hier is zowel de opdrachtgever, als de opdrachtnemer verantwoordelijk voor. De debriefing is hiervoor cruciaal. In simpele woorden: terugkoppelen hoe je de briefing begrepen hebt.
Zorg er als opdrachtgever voor dat je om een debriefing vraagt. Als opdrachtnemer, zorg dat je deze feedbackmomenten duidelijk documenteert, of het nu via e-mail in een paar bulletpoints, een document of op een andere manier gebeurt. Zo weet je zeker dat iedereen dezelfde visie heeft.
Het proces ziet er dan als volgt uit:
- Briefing opdrachtgever (kies de vorm die het beste past: e-mail, persoonlijk, meeting)
- Debriefing opdrachtnemer (pas de briefing aan, vul deze aan, en leg het vast zodat het niet bij een mondelinge bespreking blijft)
- Eventuele aanvulling op debriefing door de opdrachtgever
- Start contentcreatie
Hoe maak je dan een ijzersterke briefing?
Of het nu voor een video, een blog of een hele contentreeks is, een goede briefing bevat altijd de volgende basiselementen. De briefing volgt ook een logisch proces om de kwaliteit van je content te verhogen en tijdverlies tijdens feedbackrondes te verminderen.
Een briefing zou te allen tijden moeten bestaan uit:
Laten we er een voorbeeld bij pakken voor organisatie X die e-bikes verkoopt. Zij geven een contentbureau de opdracht om een plan te maken voor een online campagne […]
