AI personaliseren voor een organisatie: van generieke tools naar maatwerkoplossingen

AI personaliseren voor een organisatie: van generieke tools naar maatwerkoplossingen

Ben je het zat om steeds generieke output te krijgen van AI-tools? Vraag je je af hoe je AI je organisatie écht laat begrijpen en laat werken op de manier die jij nodig hebt?

In dit artikel ontdek je hoe je AI-tools kunt personaliseren zodat ze specifiek voor jouw organisatie werken: van het instellen van custom instructions tot het bouwen van knowledge bases die fundamenteel veranderen hoe AI jouw unieke behoeften begrijpt.

Wat AI-personalisatie is en waarom dit relevant is voor jouw organisatie

AI-tools zoals ChatGPT en Claude zijn krachtige generalisten. Ze kennen jouw organisatie niet, noch je sector, klanten of communicatiestijl.

Betere resultaten vereisen niet per se het nieuwste model. Ze vereisen personalisatie van de tools die je al gebruikt.

Dit artikel richt zich op het personaliseren van AI-tools zelf — niet op het inzetten van AI om klantcommunicatie te personaliseren. Het doel is AI te leren jouw organisatie, processen, tone of voice en doelstellingen te begrijpen, zodat de output relevanter en consistenter wordt.

Het principe is eenvoudig: betere input leidt tot betere output.

Je kunt AI personaliseren voor individueel gebruik, of een “corporate brain” bouwen: gedeelde intelligentie waar elk teamlid toegang toe heeft voor subject matter expertise.

Begin met het verbeteren van wat je aan deze modellen voedt.

#1: Vastleggen en verzamelen van ongestructureerde DATA

Start met het vastleggen en verzamelen van informatie. Verzamel bestaande bedrijfsdocumentatie zoals technische supportmaterialen, productbeschrijvingen, marketingcontent, salespresentaties, voorstellen en strategiedocumenten.

Leg vervolgens de inzichten en kennis vast die zich in de hoofden van je team bevinden. Zorg dat deze kennis wordt gedocumenteerd.

Richt je op proprietaire, ongestructureerde data — niet op spreadsheets of databases. Het DATA-acroniem verduidelijkt wat je nodig hebt:

D = Domain Expertise
Diepgaande inzichten die zijn opgebouwd door jarenlange praktijkervaring. Denk aan:

• Wat weten experts in jouw vakgebied dat beginners niet weten?

• Wat begrijpen buitenstaanders structureel verkeerd over jouw sector?

• Hoe herken je of content is geschreven door een echte expert versus een buitenstaander?

Deze vragen onderscheiden oppervlakkige inzichten (die vaak al in AI-trainingsdata zitten) van kennis die uniek is voor jouw organisatie.

A = Approach
Frameworks, methodologieën en heuristieken die je in de loop der tijd hebt ontwikkeld. Denk aan:

• Systemen, processen en standaardwerkwijzen

• Checklists die je gebruikt

• Vragen die je stelt bij nieuwe projecten of klanten

• Frameworks die je intuïtief toepast

T = Talent
Waar je echt goed in bent. Waar mensen je om waarderen. Bekijk testimonials en feedback: wat zeggen anderen over de samenwerking met jou of je organisatie?

A = Anecdotes
AI-modellen missen perspectief, ervaring en context uit de echte wereld. Jij beschikt over successen, mislukkingen en geleerde lessen. Welke verhalen kun alleen jij vertellen? Deze content bestaat niet in de trainingsdata van modellen.

Voice tools om ongestructureerde kennis vast te leggen

Veel waardevolle inzichten ontstaan in menselijke interacties, zoals:

• Interne overleggen

• Interviews met subject matter experts

• Executive interviews

• Salesgesprekken

• Klantgesprekken

We spreken drie tot vier keer sneller dan we schrijven. Voice tools leggen kennis efficiënter vast en behouden natuurlijke, authentieke taal.

Otter levert woord-voor-woordtranscripties. Door custom vocabulary toe te voegen — interne afkortingen, productnamen, merknamen en vakjargon — wordt de vastlegging nauwkeuriger. Bij uren aan audio voorkomt deze voorbewerking veel handmatige correctie voordat content in AI-modellen wordt gebruikt.

Fireflies sluit automatisch aan bij Zoom-meetings. De chatbot Fred maakt het mogelijk om meetings te doorzoeken en inzichten te extraheren. Het platform analyseert keywordfrequentie en rapporteert spreker-sentiment, wat verder gaat dan standaard transcriptie.

Descript blinkt uit in editing. Het transcribeert audio en video en laat je media bewerken door simpelweg de tekst te bewerken: knippen, plakken en inkorten via tekstbewerkingen.

#2: Bouw een AI-gedreven knowledge base voor brede toegang tot DATA

Nu is het tijd om je informatie voor je te laten werken.

In plaats van afzonderlijke custom GPTs of Gems te trainen per platform, breng je alle DATA samen op één centrale plek.

Dit valt onder knowledge management of enterprise search. Het maakt verzamelde kennis toegankelijk en inzetbaar.

Koppel al je tools en platforms (Google Drive, Gmail, Slack, supporttickets) aan een enterprise search-systeem. Elk teamlid kan vervolgens vragen stellen. Het systeem genereert antwoorden uitsluitend op basis van de door jou aangeleverde bronnen. De antwoorden bevatten klikbare citaties die exact laten zien waar elke uitspraak vandaan komt.

Enterprise search-tools voor ongestructureerde kennis

Guru onderscheidt zich door sterke zoekfunctionaliteit, knowledge agents en periodieke verificaties. Verifiers — subject matter experts of beheerders — controleren, bewerken en valideren content binnen vastgestelde termijnen.

Terwijl teams AI-agents gebruiken voor verschillende use cases, worden gesprekken, vragen en antwoorden samengebracht in één overzicht voor controle. Dit resulteert in een zelflerend systeem dat beter wordt naarmate het vaker wordt gebruikt.

Glean is een alternatief enterprise search-platform met vergelijkbare functionaliteit.

NotebookLM werkt vergelijkbaar met Guru en Glean, maar met een belangrijk verschil: je koppelt specifieke bronnen aan een notebook. Antwoorden worden uitsluitend gegenereerd op basis van die geselecteerde bestanden.

NotebookLM citeert zijn bronnen. Door over een citatie te hoveren zie je exact welk fragment is gebruikt, wat de betrouwbaarheid verifieerbaar maakt.

Een praktijkvoorbeeld: een interieurontwerper had uitgebreide bedrijfsresources ontwikkeld — SOP’s, teamchecklists en e-mailsjablonen voor high-end klantcommunicatie — maar haar team gebruikte deze nauwelijks.

Door alles te uploaden in NotebookLM ontstond een interactief kenniscentrum waarin teamleden vragen konden stellen zoals: Wat is ons beleid hierin? of Hoe pakken we installatiedag aan?

Coveo biedt enterprise-grade knowledge management met data-encryptie en HIPAA-compliance. Het ondersteunt interne gebruikers, maar kan ook op je website worden ingezet zodat klanten vragen kunnen stellen op productpagina’s of self-service support krijgen.

#3: Gebruik AI-tools om content te creëren op basis van je knowledge base

Nu kun je je to-do-lijst aanpakken en content creëren met behulp van deze tools.

Custom GPTs en Gems schalen je expertise voor contentcreatie, nieuwsbrieven, LinkedIn-posts en meer.

Grammarly controleert spelling en grammatica en biedt inline feedback op toon en stijl. De tool volgt je over platforms heen en helpt consistent je brand voice te behouden.

De knowledge share-functionaliteit toont samenvattingen en bronlinks wanneer je verwijst naar producten, projecten of afkortingen, waardoor verzamelde kennis direct toepasbaar wordt tijdens het schrijven.

Writer ondersteunt geavanceerde, meerstaps contentcreatieworkflows.

Google Workspace Studio is een nieuwe workflow-automatiseringstool. Je start met een natural language prompt en het systeem bouwt de workflow voor je. Het integreert met Chat, Google Meet, Gmail, Docs, Sheets en Asana, met Gemini ingebouwd.

Voorbeeld: je beheert een Google Sheet. Je kunt een workflow maken waarbij het toevoegen van een nieuwe kolom met een naam en afleveringsnummer automatisch mappen en submappen aanmaakt, deze monitort en e-mails verstuurt zodra bestanden worden geüpload. Google Workspace Studio maakt dit mogelijk.

*Dit artikel is vertaald naar het Nederlands